Selecteer een pagina

Verantwoording van subsidies: het is niet iedereen zijn hobby, maar wel die van mij! De afgelopen tien jaar houd ik me bezig met de aanvraag, uitvoering en verantwoording van subsidies binnen het onderwijs. Vaak krijg ik de vraag: wat betekent het nou eigenlijk als de aanvraag ‘verantwoord moet worden met G1 of G2’? De termen G1 en G2 staan voor [nog invullen]. In deze blog licht ik alvast de G1-verantwoording toe, zodat je hier meer inzicht in krijgt. In mijn volgende blog vertel ik je meer over de G2-verantwoording.

G1 en G2: wat is nou precies het verschil?

Voor we de diepte ingaan, zal ik eerst het grootste verschil uitleggen tussen de G1 en G2-verantwoording: plat gezegd verantwoord je bij G1 de activiteiten en bij G2 de euro’s. Bij G1 laat je zien dat je de projectactiviteiten (die je in je aanvraag hebt gezet) hebt uitgevoerd. Bij G2 laat je daarnaast zien dat je iedere euro die je hebt ontvangen rechtmatig hebt uitgegeven. Als er bij een G1-project geld overblijft, mag je dat aan andere onderwijsgerelateerde zaken uitgeven; bij een G2-project geef je dat geld terug.

Sommige regelingen kennen bovendien hun eigen verantwoording buiten G1 en G2 om, of kennen aanvullende eisen. Het blijft daarom altijd belangrijk de volledige regeling goed door te nemen.

G1-verantwoording in bullet points!

Persoonlijk houd ik ontzettend van bulletlijstjes. Lekker overzichtelijk en je kan deze een voor een afstrepen. Voor een G1 heb ik ook zo’n lijstje gemaakt. Je houdt de volgende zaken bij:

  • Inhoudelijk activiteitenverslag
  • Bewijsmateriaal activiteiten
  • Facturen en bonnen
    Ik licht deze drie bullets hieronder toe.

Inhoudelijk activiteitenverslag

Vaak hebben projecten al een disseminatie- of communicatieplan als onderdeel van de aanvraag geschreven. Zo niet, is dat geen probleem, maar dan zorg je ervoor dat je tijd inruimt voor het beschrijven van de activiteiten die hebben plaatsgevonden. Naast dat het erg leuk is om verslag te doen van hoe tof het is geweest tijdens de activiteiten, is het ook
noodzakelijk de feiten te noteren:

  • Datum: wanneer vond de activiteit plaats?
  • Doorlooptijd: hoe lang duurde de activiteit?
  • Aanwezigen: wie waren aanwezig verdeeld over de stakeholders (bijvoorbeeld 6
    leerkrachten van het primair onderwijs; 1 beleidsmedewerker van de gemeente, het
    bestuur van de onderwijsgroep en de directie van de eigen school)?
  • Resultaten:wat heeft de activiteit opgeleverd?
  • Quote: dit is niet noodzakelijk, maar het is altijd leuk om de mening van 1 of 2
    aanwezigen uit te lichten.

Bewijsmateriaal activiteiten

Dat kan je laten zien door bijvoorbeeld activiteitenregistraties voor een hele groep of activiteiten per leerling/docent bij te houden. Vergeet niet af te stemmen met je controller (of wie hier verantwoordelijk voor is bij je eigen school of onderwijsgroep) welke informatie erop gezet dient te worden. Hier kom ik in mijn volgende blog over de G2-verantwoording
op terug. Naast de activiteitenregistratie zorg je dat je eventuele additionele bewijslast bewaard. Denk hierbij bijvoorbeeld aan gebruikte Powerpoint-presentaties, resultaten van projecten, evaluaties die zijn uitgevoerd, et cetera. Foto’s zijn uiteraard ook top, alleen zorg hierbij dat deze altijd AVG-proof zijn.

Facturen en bonnen

Tot slot zorg je dat de facturen en bonnen van aangekochte materialen en diensten bewaard blijven. Externen mogen een bewijs van betaling aanleveren. Hoe lang je de gehele verantwoording bewaard hangt van de regeling af. Vaak komt dit neer op 5 á 7 jaar.

Valkuil bij een G1-project

Voor een G2-project komen hier nog een begroting inclusief uitputting bij, en raad ik zeker aan deze ook voor een G1-project bij te houden. Dan weet je namelijk als organisatie waar je aan toe bent en houd je grip op de inkomsten en uitgaven. Geld wat overblijft bij een G1-project mag namelijk besteed worden aan andere zaken die buiten het project vallen – en het is toch handig om te weten hoeveel dat dan is. Dit aspect is een grote valkuil die ik vaak tegenkomen bij onderwijsorganisaties. Er wordt gedacht: het is een G1-project, dus ik houd dit type informatie niet bij. Bij sommige organisaties wordt er verder niet naar gevraagd en daardoor verdwijnt er geld de lopende begroting in waar ook nog andere wensen van scholen mee vervuld hadden kunnen worden. Dat is écht zonde als je het mij vraagt!

Hulp nodig?

Tegelijkertijd begrijp ik ook dat een onderwijsorganisatie hectisch is, waarbij de prioriteiten bij de leerlingen moet blijven – en dat is ook nodig. Mocht je nu denken: maar ik wil de verantwoording voor G1 eigenlijk wél goed in kaart kunnen brengen en overzicht bewaken! Dan kan ik je verder helpen bij het opzetten van je projectadministratie en een systeem om de grip op je project en je administratie te houden en behouden. Zo kun je focus op zowel je project als je leerlingen houden – en wie weet blijft er dan ook nog wat extra subsidiegeld over, waarmee je nóg meer voor je leerlingen kan doen.

Neem gerust contact op voor een vrijblijvende kennismaking