In mijn vorige blog heb ik de G1-verantwoording al voor je in slechts drie bullet points samengevat. Steeds vaker komt de G2-verantwoording de hoek om kijken bij grote subsidies in het onderwijs. Zo is dit type verantwoording verplicht bij het Regionaal Investeringsfonds mbo (RIF), maar zeker ook bij de Inhaal-en ondersteuningssubsidie (IOP).
G2-verantwoording in bullet points!
Bij de G2-verantwoording zorg je niet alleen dat alle activiteiten verantwoord worden, maar ook dat iedere euro verantwoord is. Dat betekent dat je de volgende zaken regelt:
- Inhoudelijk activiteitenverslag
- Bewijsmateriaal activiteiten
- Facturen en bonnen
- Indien je met externe partners samenwerkt: bewijs van betaling
- Urenregistratie
- Begroting en uitputting
Bij een G2-verantwoording zijn de urenregistratie, begroting en uitputting extra verplichtingen ten opzichte van een G1-verantwoording. Dit klinkt waarschijnlijk als een peulenschil, maar dat valt vaak vies tegen. Ik neem je mee in deze onderdelen. Als je geïnteresseerd bent in een toelichting op de andere elementen, lees dan mijn blog over de G1-verantwoording.
Urenregistratie
Een urenregistratie laat zien wie, wanneer, en hoe lang aan bepaalde activiteiten of resultaten van een project heeft gewerkt. Deze registraties zijn getekend door de persoon die de activiteit heeft uitgevoerd, zijn/haar leidinggevende en/of de eindverantwoordelijke van het project. Je kunt urenregistraties verzamelen per kwartaal, per semester of per jaar – hoewel ik dat laatste niet aanraad, omdat je dan de controle over je project kwijt kunt raken.
Een urenregistratie is op diverse manieren in te richten. Zo kan je gebruik maken van een eigen format of van een registratie-app (zie bijvoorbeeld die van LearningTour). Als je zelf een format gaat maken, is het verstandig deze van te voren af te stemmen met je financial controller, die weer ruggespraak heeft met de accountant. Zo vindt de ene accountant (en daarmee financial controller) het bij wijze van spreken goed als je een rooster van een docent uitdraait en deze laat tekenen. De ander wil echt de uren uitgesplitst op grond van het projectplan kunnen inzien, afgezet tegen de tijd.
Als je dit aan de voorkant van je project zeker weet, is het een kwestie van één keer een goed format maken en afstemmen, maar achteraf herstelwerk doorvoeren is vreselijk inefficiënt en kost vooral zo ontzettend veel tijd. Dat moet je jezelf niet aan willen doen. Sommige onderwijsgroepen kennen geen functie als controller; daar is het bijvoorbeeld de afdeling financiën die deze taak waarneemt. Als dat voor jou zo is, kun je hierboven ‘financiën’ lezen in plaats van controller.
Het is zeer aan te raden je urenregistraties in te plannen. Eens per kwartaal neem je met elkaar de planning door voor het komende kwartaal en op grond daarvan weet je wat je ongeveer uit gaat geven aan uren. Ook kan je het tekenproces vast inrichten en zorg je ervoor dat je iedereen spreekt, zodat je top of mind bent. Vaak vervul ik deze rol om de projectleider en de opdrachtgever maximaal te ondersteunen. Op die manier hoeven enkel de spreekwoordelijke puntjes op de i gezet te worden op het moment van tekenen.
Begroting en uitputting
Een begroting van je project is van belang bij de G2-verantwoording, want zo kun je in kaart brengen wat de activiteiten uit je project kosten en of je hiermee uitkomt. Het kan voorkomen dat je bijvoorbeeld zelf ook uren en/of geld inbrengt (dat heet inkind). De uitputting betekent dat je bijhoudt wat er daadwerkelijk uitgegeven is. De uitputting houd je gedurende je project bij, zodat je real-time inzichtelijk hebt wat er nog uitgegeven kan worden.
Valkuilen bij een G2-project
Er zijn een aantal valkuilen bij een G2-verantwoording:
- Men begint te laat, waardoor de uren niet zijn bijgehouden of men onvoldoende heeft nagedacht over wat er precies onder deze uren valt. Dat kan de mooie resultaten van een project teniet doen, omdat deze overschaduwd worden door het ‘gejaag’ op het aantal uren. De volgende keer dat er een kans is op een mooi project zegt men dam sneller: laat maar zitten. Echt zonde!
- Onvoldoende samenwerking tussen projectleider en financiële ondersteuning. Vaak is het zo dat een verdeling bestaat tussen de inhoud (projectleider) en de financiën (controller) van een project. Als beiden onvoldoende samenwerken heeft de projectleider (te) weinig grip op de uitgaven en kan hij deze niet koppelen aan de inhoud. Een nauwe samenwerking is noodzakelijk, waarbij een duidelijk samenspel wordt georganiseerd: zo kunnen projectleider en controller elkaar snel bereiken en een overleg inrichten waarbij ze elkaar structureel met een vaste agenda spreken. De uitkomsten van deze structurele overleggen worden gedeeld met de eindverantwoordelijk (bestuur) om hen in de gelegenheid te stellen om tijdig bij te sturen, indien gewenst.
- Onvoldoende afstemming tussen projectleider, financiële controller en accountant. Het risico hier is dat een verantwoording opgesteld wordt die niet voldoet aan de vereisten en kaders vanuit de accountant. Het is goed om je als projectleider duidelijk te beseffen dat de accountant altijd leidend is. Die tekent er immers op af. Het kan zijn dat de accountant wil dat er nog additionele verantwoording aangeleverd wordt, of dat deze op een bepaalde manier wordt opgesteld. Vaak voert de controller dit type gesprekken met de accountant en geeft hij of zij vervolgens de nodige kaders aan bij de projectleider. Wees je dus bewust van je rol als projectleider en zorg dat je de informatie van de accountant bij de aanvraag al hebt ontvangen. Dan kom je niet achteraf voor verrassingen te staan.
Kun je ondersteuning gebruiken?
Deze blog is zeker niet bedoeld om je af te schrikken, dus ik hoop dat dit ook niet is gebeurd! Het is net als met veel dingen in het leven: als je er tijd en ruimte voor maakt, is het allemaal niet zo’n probleem. Maar je moet er dus wel tijd en ruimte voor (kunnen) maken.
Mocht je deze tijd niet hebben en je hebt wel de wens om verder te gaan? Of heb je een project aangevraagd en denkt nu: help! Dan kan ik je verder helpen bij het opzetten van je projectadministratie en een systeem om de grip op je project en je administratie te houden en behouden. Ook als de gelden al zijn toegekend, is dit mogelijk!
